Quem:

Empresa no segmento de Industrial.

Situação:

Em 2023, a empresa viu a necessidade de aumentar a análise de dados cadastrais dos fornecedores de matérias-primas, pois é conhecida a informalidade no setor e a alta rotatividade. A empresa tendo a cultura de prezar pela integridade das informações, definiu que imprescindível a validação dos fornecedores, com os registros de evidências formais, garantido que situação do parceiro, regras tributárias e operações fiscais estivessem amparadas através de pesquisas nos órgãos municipais, estaduais e federais.

Necessidades e principais problemas:

O cenário identificado pelo cliente, através de sua auditoria e equipe de consultoria da Harpix foi que:

- A equipe da empresa que executava as consultas nos órgãos públicos não tinha a capacidade e principalmente as ferramentas para cobrir as necessidades de levantamento de documentos;

- Pudesse diminuir, se possível zerar, o risco de operações inconsistentes por parte de fornecedores devido a falhas cadastrais;

- Gere um histórico de ocorrências de fornecedores com problemas junto aos órgãos reguladores, levando ao descredenciamento;

- Tenha uma estrutura que salvasse de forma ordenada e versionada, das guias, formulários dos órgãos regulatórios para futuras consultas e representações jurídicas se necessário;

Solução Encontrada:

Após várias avalições da equipe de suprimentos e tecnologia da informação, o cliente selecionou a PLATAFORMA da Harpix, na função CONECTA, integrada com o parceiro NETRIN. Foram apresentados os seguintes benefícios:

- Apesar do parceiro ter acesso a todos órgãos necessários para consulta, centralizando o trabalho, eles não tinham a expertise de conexão com ERP MEGA, respeitando o fluxo validação e cadastro exigido pelo cliente. A Harpix ofertou uma solução que resolve estes problemas;

- A proposta da Harpix entregava além de todas solicitações iniciais, um fluxo de aprovações para aceite de eventuais divergências cadastrais, de modo que a gerência responsável registrasse a ciência de operações fora do COMPLIANCE da empresa, justificando o descredenciamento além de permitir possível a auditoria futura.

- Uma integração com sistema service desk da empresa para que o time de suprimentos registre detalhes sobre eventuais divergências e as lideranças aprovem ou recusem o fluxo da operação;

- Opção de uso dos gatilhos de atualização cadastral configurado na ferramenta HARPIX, onde sistema busca nos órgãos os dados mais atualizados e faz as atualizações direto no ERP (Exemplo: CEP, Endereços).

- Entregar ao setor jurídico da empresa maior segurança em afirmar que as tomadas de decisão foram feitas segundo conformidades da legislação brasileira (versionamento de consultas, incentivos fiscais, operações interestaduais etc.)

Resultados e principais ganhos obtidos:

- Validação 100% de todos os fornecedores;

- Eliminou 100% atividades manuais para buscas cadastrais e certidões nos órgãos de governo;

- ALTA PERFORMANCE, contribuindo para a REDUÇÃO no PRAZO DE ENTREGA dos documentos e liberação dos fornecedores;

- Padronização no arquivamento de consultoras e certidões;

- Possibilidade sistêmica do bloqueio de recebimento em situações de inconformidade;

- RASTREABILIDADE de inconsistências e atualização das informações;

- GESTÃO DA INTEGRAÇÃO, pois ALÉM DA INTEGRAÇÃO a ferramenta entrega os documentos conforme o processo definido pelo cliente;

- AUDITORIA em todo o processo;

- FLEXIBILIDADE na parametrização de regras e consultas;

- CONSTRUÇÃO E MANUTENÇÃO DE PROCESSOS, a Harpix redesenhou e sugeriu um novo fluxo de processo, que foram parametrizados na PLATAFORMA, extraindo os dados no local certo e salvando-os no de maneira rápida e consistente no sistema destino.

Conclusão:

A HARPIX entregou uma solução que gera SEGURANÇA e AUTONOMIA na GESTÃO dos fornecedores, aumentando a conformidade fiscal perante a legislação brasileira, conduzindo a empresa a uma ALTA PERFORMANCE na obtenção de resultados e fechamento de processos extremamente complexos.

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